Vuoi mantenere una buona leadership nello smart working? Fiducia, organizzazione e comunicazione sono le parole chiave per il successo!
Gli effetti del lockdown e delle misure di contenimento del nuovo Coronavirus hanno accelerato notevolmente il lavoro digitale, mostrando tutte le sue potenzialità di misura anti-crisi.
Accanto alle aziende che hanno scelto la sospensione delle attività e il ricorso alla cassa integrazione per i loro dipendenti, un considerevole numero di imprese hanno optato con successo per un modello lavorativo più flessibile.
Il lavoro agile, o smart working, si è rivelato un ottimo sistema contro le forze che minacciavano l’economia e – pur non essendo stato applicato con gli stessi esiti su scala globale – ha dato prova di numerosi vantaggi, tra cui una più libera gestione di tempi e spazi per il lavoratore, una maggiore produttività e una sfida positiva per la leadership, che si è dovuta adattare a questo modello rivalutando anche il rapporto con il singolo dipendente e con il team.
Ma è possibile per il manager agevolare la produttività della propria squadra da remoto e dimostrare ottime capacità di leadership nello smart working?
Produttività solo in ufficio? L’efficacia dello smart working smentisce!
La questione dello smart working e della dilagante digitalizzazione dei processi lavorativi ha suscitato nelle aziende due atteggiamenti. Da un lato abbiamo le realtà ancorate a un modello di lavoro in sede e poco flessibile, dall’altro le imprese capaci di inserirsi idealmente e concretamente nell’inarrestabile flusso che sta conducendo il mondo del lavoro alla cosiddetta quarta rivoluzione industriale.
Se le prime hanno riscontrato evidenti difficoltà in tempi di crisi, le seconde hanno seguito la corrente del cambiamento, adottando il lavoro da remoto e un workflow più flessibile.
I dati relativi allo smart working durante il Covid e ai mesi di lockdown hanno smentito le ritrosie e i pregiudizi nei confronti di questo sistema, che ha dimostrato di non mettere affatto a repentaglio la produttività dei dipendenti e di essere quindi il protagonista innegabile di quello che sarà il lavoro del futuro1.
Se in tempi precedenti all’emergenza sanitaria il lavoro agile era un sistema adottato da circa l’1,2% delle figure lavorative non indispensabili in sede, successivamente questa percentuale è schizzata a un promettente 8,8%2.
Questo metodo non è tuttavia privo di criticità, tra cui spiccano l’assenza di strumentazioni adeguate per il proseguimento del lavoro a lungo termine, la mancanza di organizzazione da parte delle stesse aziende e un clima di sfiducia da parte dei leader, nei confronti di processi che – almeno in apparenza – sfuggono al loro controllo.
Proprio quest’ultimo atteggiamento rappresenta un ostacolo per la buona riuscita del lavoro flessibile, che deve essere affiancato e supportato da una leadership smart, capace di allentare il controllo sul singolo lavoratore, di valutare il processo lavorativo ragionando per obiettivi e non per mansioni e di incentivare una fruttuosa interazione tra i membri della squadra.
Fiducia, coordinazione e comunicazione sono i punti salienti di una buona leadership nello smart working!
Gli individui dietro allo schermo
Un manager che mira ad assicurarsi che i propri dipendenti lavorino bene in smart working deve valutare la propria squadra non solo come un organismo funzionale, ma come un insieme di individui che devono collaborare e interagire tra loro anche a distanza.
Se il lavoratore freelance è solitamente abituato al lavoro da remoto, è probabile che l’esperienza sia del tutto nuova per un dipendente abituato alla permanenza in sede. Il ricorso allo lavoro agile per motivazioni interne all’azienda o per precise disposizioni governative, potrebbe dunque essere vissuto come un ostacolo alla produttività.
Sebbene il metodo flessibile sia efficace tanto quanto la presenza in sede, delle evidenti differenze lo distanziano infatti dai metodi più tradizionali, con dei conseguenti limiti per le parti coinvolte.
Una buona leadership nello smart working fa di tutto per abbattere gli ostacoli imposti dalla distanza. Tra questi ci sono le difficoltà nelle interazioni e nella comunicazione, la mancanza di motivazione, le sofferenze causate dall’isolamento sociale e la scarsa adattabilità di alcuni al lavoro virtuale3.
Le capacità coordinative di un buon manager passano obbligatoriamente attraverso l’attutidine dei dipendenti, che sono il prezioso motore dello smart working e come tali vanno indirizzati verso la giusta direzione, motivati con fiducia e supportati moralmente e psicologicamente.
Fiducia e raggiungimento degli obiettivi
Più volte è stata nominata la fiducia come elemento fondamentale del lavoro da remoto. Concedere ai dipendenti libertà nello svolgimento delle loro mansioni e nella gestione dei tempi non mette a repentaglio la produttività, ma al contrario la incrementa, grazie al livello di autonomia raggiunto dal dipendente.
Questo non comporta un’assenza di regole o di orari lavorativi: per quanto sembri un controsenso, a una rigida organizzazione dei processi lavorativi corrisponde un modello di lavoro flessibile perfettamente funzionante.
Ancora più che in sede, il lavoratore smart deve conoscere il proprio ruolo e saperlo gestire in autonomia. Il manager da parte sua, come una sorta di direttore d’orchestra, deve assicurarsi che ogni dipendente svolga la propria parte nel raggiungimento dello scopo finale, per trarre il meglio dalla propria leadership nello smart working.
A differenza di ciò che molti lavoratori e leader pensano, l’elemento basilare di ogni processo lavorativo non è la singola attività, bensì l’obiettivo.
Il lavoro agile non prevede che la produttività del dipendente venga misurata in termini di tempo trascorso alla scrivania o davanti allo schermo di un dispositivo, bensì in obiettivi ben definiti dal manager e raggiunti con flessibilità di tempi e spazi.
Un’efficiente leadership nello smart working non ha lo scopo di stimare le ore di lavoro tramite chiamate o controlli, ma mira piuttosto a creare una rete lavorativa nella quale informazioni e strumenti (canali di comunicazione, software e documenti) siano facilmente accessibili per un workflow più fluido4.
La leadership nello smart working favorisce cooperazione e comunicazione
Le principali differenze tra lavoro in smart working e presenza in sede si registrano soprattutto nei processi di comunicazione. In ufficio le interazioni sono perfettamente integrate all’interno della routine lavorativa e sottoposte a pochi limiti. La comprensione è inoltre facilitata dal frequente contatto tra gli individui.
Il lavoro da remoto – pur non annullando le possibilità di contatto – rischia di dare vita a una forma di isolamento, che il manager deve individuare e combattere trasformando la squadra in una fitta rete di scambi. Una buona comunicazione nello smart working porta a un miglioramento dei rapporti lavorativi e a una più alta produttività.
Svolgere con efficienza l’attività da remoto richiede pochi strumenti: un buon computer e una connessione internet stabile. Un leader smart tuttavia sa che in mancanza di una strategia valida i dispositivi digitali non sono sufficienti a stabilire una buona comunicazione.
Egli deve incentivare i contatti tra i membri del team, sfruttando la messaggistica istantanea su chat o mobile e organizzando almeno una video call di allineamento al giorno, che coinvolga l’intera squadra.
Rafforzare la rete non significa esercitare un più ferreo controllo, ma fare in modo che ogni elemento sia sincronizzato e aggiornato sui progressi delle attività, che l’isolamento sociale non diventi un limite per il raggiungimento degli obiettivi e che le idee di ogni dipendente si trasformino da sterili spunti a fruttuose ispirazioni per il miglioramento dell’attività.
I membri della squadra, in costante contatto tra loro, potranno inoltre aiutarsi a vicenda in caso di difficoltà, ottimizzando notevolmente i tempi e incrementando la produttività.
Il potenziamento delle skill: manovre per uno smart working efficace
Il sistema di smart working è ancora oggi oggetto di alcuni pregiudizi, spesso causati da una rigida mentalità in materia di lavoro. Spesso i leader temono un drastico calo della produttività dei lavoratori da remoto, attribuendola alla pigrizia o a una mancanza di impegno giornaliero, in assenza di controlli più seri.
Per quanto la costanza e la concentrazione siano elementi imprescindibili per un lavoro efficiente, nella maggior parte dei casi una scarsa produttività è da imputare alla mancanza di stimoli, strumenti e competenze. Un dipendente abituato a lavorare ogni giorno in sede non è detto che sia in grado di autogestirsi fin da subito. Allo stesso modo un lavoratore poco smart dal punto di vista digitale potrebbe riscontrare qualche problema nell’utilizzo di sistemi digitali per la condivisione di informazioni o per mantenere i contatti con gli altri membri della squadra.
Il primo passo che un manager efficiente deve compiere per assicurarsi che la produttività del team resti sempre alta è dare ai dipendenti l’opportunità di adeguarsi al nuovo sistema di lavoro, accompagnandoli nel processo di acquisizione delle nozioni mancanti.
L’aggiornamento durante l’attività da remoto è utile anche per il potenziamento delle skill, dopo un iniziale assessment e la formazione personalizzata proposta da Braavery. Che sia necessario utilizzare sistemi digitali in costante cambiamento o affrontare mansioni che richiedono competenze aggiuntive, un buon manager smart sa che in caso di bisogno il lavoratore deve avere facile accesso a corsi e approfondimenti.
Anche durante lo smart working la distanza non deve essere un ostacolo all’apprendimento del team. Il potenziamento delle capacità giova alla produttività della squadra e permette un più facile raggiungimento degli obiettivi, punto focale di ogni attività aziendale.
Sabrina Bocchino
Note
- http://www.wikicoaching.it/smart-working-performance/
- https://www.corrierecomunicazioni.it/lavoro-carriere/smart-working/istat-in-italia-e-boom-smart-working-passano-allazione-anche-piccole-e-micro-imprese/
- https://hybriscf.it/articolo/10/8-consigli-per-gestire-il-proprio-team-in-smart-working
- https://www.hbritalia.it/gennaio-febbraio-2018/2018/01/10/news/smart-working-e-welfare-3434/
